Первинка і пальне: кожен крок зі скріншотом
Наскрізний сценарій
від договору зі специфікацією до проведеного документа в обліку
Від договору зі специфікацією до проведеного документа
позамовне виробництво: ланцюг будується від договору і рахунку, а не від замовлення
Договір зі специфікацією прийшов у Вчасно
Саме так у вас починається угода: покупець надсилає договір зі специфікацією на підпис через Вчасно. Замовлення покупця ви не формуєте, тому цей документ і є початком ланцюга.
- Агент бачить вхідні документи Вчасно у режимі читання
- Підписувати за вас він не буде, підпис завжди лишається людині
- Специфікація в PDF читається так само, як і сам договір
Що агент прочитав у договорі і специфікації
Агент розбирає не тільки шапку договору, а й специфікацію: позиції, кількість, ціни, строк поставки і умови оплати. Це те, з чим далі звірятиметься весь ланцюг.
- Кожне поле з позначкою впевненості, низька впевненість не проводиться сама
- Специфікація в PDF розбирається порядково
- Умови оплати потрібні, щоб потім зіставити передоплату з рахунком
Новий покупець: картку зібрано, натискає людина
Покупець новий, тому агент збирає картку сам: реквізити з договору плюс звірка з відкритими реєстрами. У кожного поля видно, звідки воно взялось.
- Пошук у довіднику і в реєстрі йде за кодом ЄДРПОУ, а не за назвою
- Банківські реквізити беруться з договору, у реєстрах їх немає
- Створює запис бухгалтер, агент лише готує
Специфікація лягла в номенклатуру
Три позиції специфікації агент зіставляє з вашим довідником. Виріб основної лінійки знайшовся, змінні шнеки теж, а послуга шеф-монтажу це окремий тип позиції.
- Зіставлення за назвою, артикулом і одиницею виміру
- Позиція нижче порогу схожості не підставляється сама
- Послуги відрізняються від товарів і йдуть на свій рахунок
Рахунок покупцю за вашим шаблоном
Ось відповідь на друге питання з дзвінка. Агент формує рахунок сам, за вашим шаблоном, з вашими реквізитами і формулюваннями. Це вже не читання бази, а запис у неї.
- Шаблон беремо ваш, разом з коментарями, як саме ви його заповнюєте
- Рахунок створюється зі статусом «не проведено»
- Передоплата 50% рахується з умов договору, а не вигадується
Тепер вхідна первинка від постачальника
Друга гілка ланцюга. Під це замовлення закуповуються комплектуючі, і накладна від постачальника приходить тим самим Вчасно. Далі показуємо саме її шлях.
- Вхідні і вихідні документи агент веде однаково
- Дублі відсікаються за контрагентом, номером, датою і сумою
- Документ привʼязується до замовлення, під яке купували
Реквізити і арифметика вхідної накладної
Перед будь-яким зіставленням агент перевіряє, чи це взагалі первинний документ: девʼять обовʼязкових реквізитів і перерахунок сум. Документ без підпису або з дірою в реквізитах в облік не потрапляє.
- Перелік за статтею 9 Закону про бухоблік і Положенням №88
- ПДВ перераховується агентом, а не береться з документа на віру
- Брак обовʼязкового реквізиту зупиняє документ і формує лист постачальнику
З чим звіряти, якщо замовлення немає
Ключове питання з дзвінка. Замовлення постачальнику ви не формуєте, тому агент бере наступну сходинку: рахунок постачальника, під який ішла оплата, і чинний договір з цінами.
- Сходинки згори вниз: замовлення, рахунок, договір, прайс, історія, оплата
- Агент завжди показує, на якій сходинці він зупинився
- Те, що перевірити не було з чим, він називає прямо, а не мовчить
Спробуйте зламати: підставте свою ціну можна ввести своє
Щоб не вірити на слово, поставте ціну підшипника, відмінну від 318,00 за рахунком. Крок перерахується, і буде видно, що агент робить з відхиленням.
- Перевірка йде по кожному рядку, а не по підсумку документа
- Допуск за замовчуванням 0,5%, усе понад нього зупиняє автопроведення
- Агент не підганяє суму, він показує різницю і зупиняється
Номенклатура і рахунок обліку
Три позиції з чотирьох знайшлись у довіднику одразу. Рахунок обліку підставляється не навмання, а за номенклатурною групою, і правило описується один раз разом з Наталею.
- У наявної позиції рахунок береться з її картки і не перевизначається
- Нова позиція отримує рахунок за групою, і саме це підтверджує бухгалтер
- Позиція, яка не лягає в жодну групу, зупиняє документ
Чернетка в базі, а не проведений документ
Агент створює документ зі статусом «не проведено». Наталя на дзвінку це саме так і зрозуміла: документ висить, поки людина не підтвердить.
- Право на створення чернеток дається окремо і тільки на потрібні типи документів
- Проводить бухгалтер, одним кліком зі списку
- Якщо не давати право запису взагалі, агент віддає готові дані для ручного вводу
Що побачила Наталя у своїй базі
Документ лягає у звичну базу, у звичному вигляді. Бухгалтер працює там, де працював завжди, а не в чужому кабінеті.
- Агент нічого не проводить сам, статус міняє людина
- У документі видно, що його підготував агент, і посилання на вихідний файл
- Виправлення бухгалтера стає навчальним прикладом
Де закінчується самостійність агента
Підсумок сценарію, і це найважливіший екран для Наталі. Ліворуч те, що агент робить сам, праворуч те, чого він не робить ніколи без людини.
- Межа налаштовується: можна звузити або розширити після пілота
- На старті все на премодерації, автопілот вмикається поступово
- Будь-яка дія оборотна, бо агент створює чернетки, а не проведені документи
- Технічний користувач бази з правом читати довідники, договори і ціни.
- Право на створення чернеток документів, щоб агент готував рахунок і накладну.
- Токен Вчасно на читання вхідних документів.
- Ваші шаблони рахунку і видаткової накладної.
Звідки агент бере документи
Вчасно і Фредо, пошта, месенджери, паперові оригінали
Вчасно і Фредо: як саме агент їх забирає
дві системи, два різні способи, M.E.Doc не підключаємо
Ваш контур: три джерела замість пʼяти
На зустрічі ви сказали, що M.E.Doc не використовуєте, а працюєте з Вчасно, Фредо і папером. Тому одну інтеграцію ми одразу прибрали: менше точок відмови і менше роботи вашому ІТ.
- Скрізь режим читання, підпис за агентом не закріплюється
- Опитування кожні 15 хвилин, а не раз на добу
- Якщо джерело не відповіло, документи не губляться, спроба повторюється
Вчасно: доступ по токену, який ви можете відкликати
У Вчасно є API. Ви створюєте токен у своєму кабінеті і даєте його нам, права тільки на читання вхідних. Агент бачить рівно те, що бачить Наталя, коли заходить у кабінет.
- Токен створюєте ви і можете відкликати будь-коли без нашої участі
- Агент забирає тільки підписані вхідні, чернеток не чіпає
- Разом з файлом приходять реквізити, тому розпізнавати майже нічого не треба
Фредо: окремий доступ узагалі не потрібен
Це найприємніша частина. Фредо працює всередині вашої облікової програми, документ з нього одразу лягає у базу. Агент бачить його там же, де решту даних.
- Фредо це розширення облікової системи, а не зовнішній кабінет
- Агент читає базу, у якій документ уже лежить
- Менше точок відмови: немає ще одного зовнішнього сервісу, який може не відповісти
Дублі: той самий документ прийшов двічі
Реальна ситуація: постачальник прислав накладну у Вчасно і продублював поштою, а водій ще й сфотографував паперовий примірник. Агент має зрозуміти, що це один документ, а не три.
- Ключ дубля: контрагент плюс номер плюс дата плюс сума
- Перемагає найякісніше джерело: Вчасно важливіше за скан
- Решта копій не зникають, вони підшиваються до того самого документа
Якщо джерело не відповіло
Питання, яке зазвичай не ставлять, а потім воно болить. Що буде, якщо Вчасно лежить, а база на обслуговуванні. Коротко: нічого не губиться і ніхто не мовчить.
- Агент не позначає документ обробленим, поки не отримав його повністю
- Повторні спроби з інтервалом, а не одна спроба на добу
- Якщо джерело мовчить довше за поріг, приходить повідомлення людині
- Вчасно: токен API з вашого кабінету, права тільки на читання вхідних.
- Фредо: нічого окремого, документи вже лягають у вашу базу.
- Рішення, чи дозволяєте агенту тільки читати, чи ще й створювати чернетки (за замовчуванням тільки читати).
Пошта: як агент відбирає потрібне з потоку
і чи справді потрібна окрема поштова скринька
Звичайний день у скриньці
У вас не потік на тисячі листів, але й тут документи перемішані з рекламою, банком і листуванням по замовленнях. Питання «як агент зрозуміє, що йому брати» правильне.
- Агент читає скриньку в режимі читання, нічого не видаляє і не переміщує
- Прочитаним лист не позначається, бухгалтер бачить пошту як завжди
- Відбір іде за кількома ознаками, а не за темою листа
За чим саме агент відбирає
Жодна ознака сама по собі не вирішує. Лист стає первинкою, коли збігається кілька ознак, і саме тому агент не тягне в облік каталог редукторів з красивим PDF.
- Ознаки перевіряються разом, а не по черзі
- Відправник з довідника контрагентів дає найбільшу вагу
- Сумнівний лист не викидається, він лягає на перегляд людині
Чи потрібна окрема скринька: три варіанти
Пряма відповідь: не обовʼязкова. Ось три варіанти з плюсами і мінусами, вибір за вами, і його можна змінити потім.
- Ми не наполягаємо на перебудові вашої пошти
- Будь-який варіант міняється після пілота
- У всіх варіантах агент працює в режимі читання
- Доступ на читання до скриньки, у яку приходять документи.
- Рішення: окрема скринька, мітка в наявній чи вся скринька з фільтром.
- Перелік адрес основних постачальників, щоб агент упізнавав їх з першого дня.
Месенджери: коли документ прислали у чат
найчастіше так приходять ТТН і накладні від водіїв
Як це виглядає у житті
Водій забрав комплектуючі, отримав паперову накладну і ТТН, сфотографував прямо на місці. Далі зазвичай це фото живе в переписці, поки бухгалтер про нього не згадає.
- Агент бачить тільки той чат, у який його додали
- Особисті чати і решта переписки йому недоступні
- Фото обробляється одразу, а не за розкладом
Так, окремий чат потрібен, і ось чому
Технічно агент може працювати і в загальному чаті, але ми радимо окремий, і причина не технічна, а людська.
- У загальному чаті документи тонуть між побутовими повідомленнями
- Окремий чат це ще й межа доступу: агент бачить тільки його
- Правило «документи кидаємо сюди» люди запамʼятовують за тиждень
Коли з фото нічого не виходить
Фото буває зроблене під кутом або з обрізаним краєм. Тут важливо, що агент не вгадує суму, а чесно каже, що саме не читається.
- Якщо не читається ключове поле, документ не заводиться взагалі
- Агент називає конкретну проблему, а не пише «помилка»
- Людина одразу бачить, що переслати, і не чекає до кінця місяця
- Окремий чат або група під документи, куди додається наш бот.
- Домовленість з водіями: документи кидати саме туди.
- Рішення, хто саме має право слати документи в цей чат.
Паперові документи: як організувати сканування
три робочі схеми, обирайте ту, що лягає на ваш процес
Коротка відповідь: так, сканувати треба
Паперовий документ агент не побачить чарівним чином. Хороша новина в тому, що це не обовʼязково окрема робота для людини.
- Якість сканування впливає на розпізнавання, але фото з телефона теж працює
- Оригінали продовжують ходити своїм шляхом, ми нічого не міняємо в зберіганні
- Скан це копія для обробки, а не заміна оригіналу
Три схеми, як паперу потрапити до агента
Так, процес налаштувати треба, але схему обираєте ви. Ми вбудовуємось у те, як ви працюєте, а не ламаємо це.
- Схему можна змінити після пілота
- У всіх трьох схемах оригінали ходять як раніше
- Правило має бути одне і просте, складніші регламенти люди не виконують
Пачка документів одним файлом
Найчастіший страх при пакетному скануванні: усе злипнеться в один документ. Агент ріже пачку сам, за ознаками початку нового документа.
- Новий документ визначається за шапкою: назва, номер, дата, сторони
- Багатосторінковий документ не ріжеться: продовження впізнається за номером і нумерацією
- Якщо агент не впевнений, де межа, він питає, а не ріже навмання
- Рішення, яка з трьох схем вам ближча.
- Якщо через МФУ: налаштувати сканування у папку або на адресу.
- Відповідальний за те, щоб оригінали доходили до бухгалтерії як завжди.
Що агент робить з документом
реквізити, ланцюг від рахунку, нова номенклатура і рахунок обліку, новий контрагент
Замовлення не формуєте: з чим тоді звіряти
ланцюг будується від договору і рахунку, сходинки згори вниз
Сходинки джерел правди
Ви сказали на зустрічі: замовлення покупця ми не формуємо, першим документом іде рахунок, далі все від нього. Саме так агент і працює, а якщо рахунку немає, він спускається на наступну сходинку.
- Агент завжди бере найвищу доступну сходинку
- Він показує, на якій саме сходинці зупинився
- Чим нижче сходинка, тим менше перевірок, і це видно бухгалтеру
Що це дає на вашому документі
Накладна від постачальника комплектуючих. Замовлення немає, тому агент бере рахунок СФ-880, під який пройшла оплата, і перевіряє кожну позицію по ньому.
- Береться та редакція ціни, що діяла на дату документа
- Кількість без замовлення перевірити немає з чим, і агент про це прямо каже
- Замість кількості звіряється факт приймання на складі, якщо ви його фіксуєте
Найдешевший спосіб закрити діру з кількістю
Порада з досвіду. Якщо замовлення заводити не хочеться, достатньо фіксувати приймання на складі однією цифрою. Це не бухгалтерський документ, а просто факт.
- Достатньо кількості і дати, без цін і сум
- Агент зіставляє документ постачальника з тим, що реально прийняли
- Для позамовного виробництва це ще й привʼязка до конкретного замовлення
- Договори з основними контрагентами, разом з додатками про ціни, якщо вони є.
- Рішення, чи фіксуєте факт приймання на складі хоча б кількістю.
- Допуск відхилення ціни, за замовчуванням 0,5%.
Рахунок і накладна покупцю за вашим шаблоном
агент не тільки читає базу, а й готує документи в ній
Спочатку рахунок за договором
Договір оброблено, специфікація лягла в номенклатуру. Тепер агент бере ваш шаблон рахунку і заповнює його: позиції зі специфікації, ваші реквізити, сума передоплати за умовами договору.
- Шаблон ваш, ми його не вигадуємо
- Сума передоплати рахується з умов договору, а не береться зі стелі
- Документ створюється зі статусом «не проведено»
Далі накладна, коли виріб готовий
Через два місяці виріб готовий до відвантаження. Агент бере той самий ланцюг і готує видаткову накладну: ті самі позиції, той самий договір, ваш шаблон.
- Накладна будується з того самого ланцюга, а не набивається заново
- Агент перевіряє, чи пройшла передоплата, і показує залишок до сплати
- Якщо позиції відвантажуються частинами, це видно в ланцюгу
Що саме агент має право створювати
Право на запис дається не «в базу взагалі», а на конкретні типи документів. Усе інше лишається закритим, навіть якщо агент технічно міг би туди написати.
- Список типів узгоджується на впровадженні і фіксується в налаштуваннях
- Будь-який тип можна прибрати назад одним рухом
- На пілоті все це працює на копії бази
- Ваші шаблони рахунку і видаткової накладної, разом з коментарями, як саме ви їх заповнюєте.
- Право на створення чернеток документів у базі.
- Правило нумерації документів, якщо воно у вас своє.
Нова номенклатура: група, рахунок обліку і хто вирішує
найчастіше місце, де ручний ввід застрягає
Позиція, яка не знайшлась
Повертаємось до редуктора NMRV-63 зі сквозного сценарію. Схожість 0,74 це чесний сигнал: схожа позиція є, але це інший типорозмір.
- Поріг автопідстановки за замовчуванням 0,90
- Від 0,60 до 0,90 агент показує кандидатів і питає
- Нижче 0,60 вважається, що позиції немає взагалі
Картка, яку агент готує за бухгалтера
Замість «не знайшов» агент заповнює картку нової позиції. Кожне поле з поясненням, звідки воно, щоб Наталі лишалось перевірити, а не набирати.
- Назва будується за вашим шаблоном найменування
- Артикул постачальника зберігається, щоб наступного разу позиція знайшлась одразу
- Одиниця виміру береться з документа і звіряється з класифікатором
Група важлива, бо з неї виводиться рахунок
Агент не обирає рахунок для позиції, він визначає номенклатурну групу, а рахунок підтягується за правилом, яке ми описуємо один раз разом з Наталею.
- Правило прив'язується до групи, а не до окремої позиції
- У наявної позиції рахунок береться з її картки і не перевизначається
- Якщо позиція не лягає в жодну групу, агент зупиняється і питає
Спробуйте своє: підставте свою позицію можна ввести своє
Впишіть будь-яку позицію зі своєї номенклатури, і буде видно, у яку групу і на який рахунок її віднесе правило. Це та сама логіка, що працює на потоці.
- Розбір іде за ключовими словами назви, як і на реальних даних
- Якщо слово незнайоме, агент чесно каже, що не впевнений
- На впровадженні словник ключових слів заповнюється під ваш довідник
Хто натискає кнопку і що буде далі
На старті вибір робить Наталя, обовʼязково. І кожне її рішення агент запамʼятовує, тому таких питань стає менше з кожним тижнем.
- Агент вчиться тільки з підтверджених рішень людини
- Випадкова підказка в чаті правилом не стає
- Автопілот на створення позицій вмикається тільки за вашим рішенням
- Одна зустріч з Наталею на дві години: описати правило «група, рахунок» для ваших груп.
- Вивантаження довідника номенклатури з номенклатурними групами.
- Рішення, чи дозволяєте агенту створювати позиції самому після пілота.
Новий контрагент: реквізити і хто його заводить
з документа плюс відкриті реєстри, кожне поле з джерелом
Коли реєстр і документ не сходяться
Найкорисніший випадок. У документі код відрізняється на одну цифру від того, що в реєстрі. Руками таке проходить непоміченим, а потім податкова накладна не реєструється.
- Агент не обирає між документом і реєстром сам
- Він показує обидва значення і чекає рішення
- Такий документ не проводиться, поки розбіжність не знята
Чи можна дозволити агенту заводити контрагентів самому
Можна, але не з першого дня і не для всіх випадків. Ось як ми зазвичай це розкладаємо, рішення за вами.
- На пілоті все на підтвердженні, без винятків
- Автопілот вмикається окремо на кожен випадок, а не одним перемикачем
- Будь-який автопілот можна вимкнути назад одним рухом
- Рішення, чи дозволяєте агенту створювати контрагентів самому після пілота.
- Ваші обовʼязкові поля картки, якщо вони відрізняються від типових.
- Хто підтверджує нових контрагентів.
Пальне і маршрутні листи
подорожні листи, норми списання, ТТН, рахунок 203
Пальне: від поїздки до акта списання
подорожній лист, норма, факт, відхилення, рахунок 203
Звідки агент бере дані поїздки
Перше питання по пальному завжди одне: звідки беруться кілометри. Тут можливі три джерела, і агент працює з будь-яким, просто з різною точністю.
- Найточніше це GPS, найпростіше це одометр з чату
- Заправки підтягуються з чеків або з відомості паливної картки
- Якщо джерел кілька, вони звіряються між собою
Подорожній лист сформовано
Агент бере показники одометра, маршрут і заправки за зміну і формує подорожній лист за вашим шаблоном. Водій нічого не заповнює руками, він тільки фотографує панель і чек.
- Лист будується за ваш шаблон, з вашими полями
- Маршрут підтягується з ТТН, якщо поїздка була під конкретну поставку
- Документ створюється зі статусом «не проведено»
Норма проти факту
Ось те, заради чого цей агент і потрібен. Норма рахується за маркою авто і пробігом, з сезонними надбавками, і одразу порівнюється з фактичною витратою.
- Норма береться з довідника автомобілів, а не вигадується
- Сезонна надбавка застосовується автоматично за датою
- Відхилення понад поріг зупиняє автопроведення і йде людині
Спробуйте своє: підставте свій пробіг можна ввести своє
Поставте свій пробіг за зміну, і крок перерахується: норма, відхилення і рішення агента. Видно, з якого моменту він перестає проводити документ сам.
- Норма 22,0 л на 100 км, факт у прикладі 95 л
- Допуск 5%, він налаштовується
- Що більший розрив, то жорсткіша реакція агента
Акт списання і рахунок 203
Агент формує акт списання пального за зміну і відносить його на потрібний рахунок. Пальне живе на 203, а списується на витрати того підрозділу, який його спалив.
- Рахунок 203 для пального, це окрема номенклатурна група
- Витрати відносяться на підрозділ або на замовлення, якщо поїздка була під нього
- Документ створюється зі статусом «не проведено»
Що бачить Наталя наприкінці місяця
Замість того, щоб наприкінці місяця збирати подорожні листи по водіях і рахувати норми в Excel, вона бачить готову відомість і перевіряє тільки те, що виділено.
- Усі листи і акти вже сформовані, лишається переглянути і провести
- Перевитрати понад допуск підсвічені окремо
- Кожна цифра розкривається до подорожнього листа і чека
- Перелік автомобілів з нормами витрати пального.
- Звідки берете пробіг: GPS-система, одометр чи паперові подорожні листи.
- Ваш шаблон подорожнього листа і акта списання.
- Хто підтверджує перевитрату понад норму.
ТТН: виписка і звʼязок з поставкою
товарно-транспортна накладна поруч з видатковою і подорожнім листом
ТТН будується з того самого ланцюга
Коли готове відвантаження, агент бере видаткову накладну, додає автомобіль і водія з подорожнього листа і формує ТТН. Нічого не набивається заново.
- Вантаж і кількість беруться з видаткової накладної
- Авто, водій і маршрут з подорожнього листа
- Пункти навантаження і розвантаження з адрес контрагентів
Три документи в одному ланцюгу
Ось навіщо це звʼязування. Наприкінці місяця видно не окремі папірці, а цілісну картину: що відвантажили, чим везли і скільки пального на це пішло.
- Кожен документ знає, до якого замовлення він належить
- Розрив у ланцюгу видно одразу, а не під час звірки
- Це та сама аналітика, яка потім лягає в собівартість замовлення
- Ваш шаблон ТТН.
- Перелік автомобілів і водіїв.
- Хто підписує ТТН з вашого боку.
Як це працює і впроваджується
журнал, навчання, тестування на копії бази, ціна, доступи, безпека
Пілот на копії бази, а не на робочій
саме той порядок, який ви запропонували на зустрічі
Три етапи, і жоден не чіпає робочу базу одразу
Ви самі це і запропонували: спершу копія, потім тінь, і тільки потім робочі дані з премодерацією. Ми працюємо саме так, це наш звичайний порядок.
- На копії агент може помилятись скільки завгодно, це нічого не коштує
- До робочої бази переходимо тільки після вашого рішення
- Премодерація лишається доти, доки ви її не знімете
Що показує прогін на вашій історії
Найчесніший спосіб перевірити агента: дати йому ваші документи за минулі місяці, де вже відомо, як їх провели, і порівняти. Доступ до робочої бази для цього не потрібен.
- Агент працює на копії, у робочу базу нічого не пишеться
- Порівнюється те, що запропонував агент, з тим, як реально провели
- Кожна розбіжність розбирається окремо з бухгалтером
Побічний, але корисний результат
На таких прогонах майже завжди знаходиться те, чого ніхто не шукав: розбіжності в самій історії. Ми їх показуємо, але нічого не виправляємо самі.
- Кожну розбіжність дивиться людина, автоматичного висновку немає
- Помилки агента стають правилами і тестами
- Помилки в історії ми передаємо вам списком
- Копія бази, розміщена окремо від робочої.
- Вивантаження документів за 2 до 3 місяців, разом з тим, як їх провели.
- Одна зустріч з Наталею, щоб розібрати розбіжності прогону.
Під капотом: журнал і звідки взялась кожна цифра
відповідь на питання «чому агент так вирішив»
Один документ, увесь слід
Це журнал по накладній зі сквозного сценарію. Видно кожен крок з часом: куди агент пішов, що спитав і що зробив далі.
- Журнал бачать бухгалтер і керівник
- Кожен рядок розгортається до запиту і відповіді системи
- Журнал не чиститься сам, глибина зберігання узгоджується з вами
Скільки записів агент робить у вашу базу
Головне число на цьому екрані одне: за всю обробку документа агент зробив рівно один запис у базу, і це чернетка. Решта це читання.
- Видно систему, час, суть запиту і що прийшло у відповідь
- Видно, яке правило спрацювало і яка була впевненість
- Дії людини фіксуються нарівні з діями агента
- Рішення, як довго зберігати журнал, за замовчуванням 12 місяців.
Скільки це коштує на ваших обсягах
і чому первинку з пальним вигідно вести одним агентом
Обʼєднання двох напрямів: що це дає
На зустрічі прозвучало прохання зробити первинку і пальне одним агентом за однією ціною. Ось чесна відповідь, що саме обʼєднується, а що ні.
- Вартість це переважно години на інтеграцію, а не «плата за агента»
- Спільні інтеграції рахуються один раз, а не двічі
- Те, що справді різне, чесно лишається окремою роботою
Посуньте повзунки під свої обсяги
За замовчуванням стоять ваші цифри зі зустрічі: близько 100 документів на місяць, невеликий парк авто. Посуньте під себе, все перерахується.
- Документ з Вчасно дешевший за скан, бо його не треба розпізнавати
- Оцінка ручної роботи консервативна: 4 хвилини на документ з ЕДО і 9 на скан
- Окупність ми не рахуємо за вас, у кожного своя методика
За що саме ви платите
Структура проста і без прихованих рядків. Впровадження разово, підписка щомісяця, і окремо оцінюється тільки те, чого не було в домовленості.
- Впровадження це підключення, правила, тестові прогони і навчання людей
- Підписка це підтримка, сервер, робота моделі і дрібні правки правил
- Новий процес, якого не було в брифі, оцінюється окремо
- Ваш реальний обсяг документів за місяць, хоча б приблизно.
Що потрібно від вас, щоб запустити
готовий список для вашого ІТ і бухгалтерії
Повний список, більше нічого просити не будемо
Список свідомо короткий: на старті потрібне читання копії бази, а не доступ до робочої. M.E.Doc у нього не входить, бо ви ним не користуєтесь.
- Права на запис даються окремо і тільки на створення чернеток
- Без будь-якого пункту агент працює, але з меншою кількістю перевірок
- Пункти зі станом «до старту» блокують запуск
Скільки часу це займає
Розклад від дня, коли копія бази і токен на місці. Він майже не залежить від обсягу документів, бо основна робота це налаштування правил.
- Тижні 1 і 2 це наша робота, від вас потрібна одна зустріч
- Тиждень 3 це перший реальний результат на екрані
- Автопілот вмикається після пілота і тільки за вашим рішенням
- Одна людина з вашого боку, яка збере це докупи.
Безпека: що виходить за ваш контур, а що ні
і як розмежувати копію бази від робочої
Що лишається у вас і що виходить назовні
Чесно і без загальних слів. Ваша база нікуди не копіюється цілком, але текст документа для розпізнавання виходить у модель, і ми не робимо вигляду, що це не так.
- У модель іде вміст документа, а не ваша база
- Довідники і залишки не передаються назовні
- Усе, що передається, видно в журналі
Що записано в договорі
Слова про безпеку варті рівно стільки, скільки написано в документах. Ось що ми фіксуємо письмово.
- NDA підписується до отримання будь-яких доступів
- Доступи відкликаються вами в будь-який момент без нашої участі
- Після завершення робіт дані видаляються за вашим запитом
- Ваше рішення щодо варіанта розгортання.
- NDA, якщо потрібен ваш шаблон.